Come affrontare una demo: un decalogo per il fornitore e anche per il cliente

Rielaborazione personale di articoli tratti da: The Intelligent Enterprise Weblog
Articoli di riferimento:
How Customers Should Prepare for Vendor Demos, Alan Pelz-Sharpe
Ten Steps to a Successful Vendor Demo, Tony Byrne

Spesso una demo è il risultato di una pre-selezione dei fornitori effettuata sulla base di proposte scritte. Purtroppo capita che a volte queste demo non funzionino molto bene. Qualche volta è il cliente che non si è preparato correttamente, altre volte, con maggiore frequenza, la colpa è del fornitore che le affossa. L'idea dietro questo scritto è che ciò è evitabile.

Le demo sono importanti per valutare i fornitori durante la fase finale di una selezione ed i clienti potrebbero beneficiarne maggiormente se queste fossero realizzate meglio.

Vediamo quindi 10 regole affiché i fornitori possano meglio inquadrare i propri prodotti secondo la prospettiva del cliente.

1. Arrivare presto. E' incredibile quanti fornitori arrivino in ritardo per una demo. E' vero, siamo tutti impegnatissimi, ma non è logico pretendere di conquistare la fiducia del cliente se non si è in grado poi di trattare il suo tempo con il rispetto che merita.

2. Scoprire quante persone saranno presenti e preparare una dispensa per ognuno. Se si pensa di fornire una brochure aziendale (tipicamente questa fase di presentazione non dovrebbe superare i 15 - 30 minuti iniziali della demo), allora è opportuno prepararne una copia per partecipante così che ognuno possa prendere delle note. Ovviamente la brochure deve essere un sommario dei punti principali.

3. Prevedere con anticipo eventuali problematiche di connettività. Se c'è il bisogno di una connessione ad Internet, è importante preparare in anticipo come questa può avere luogo e prevedere quali interventi siano necessari per attivarla: tipicamente una connessione wireless ha bisogno di autorizzazioni, se si usano porte particolari potrebbe essere necessario farle aprire, comunque potrebbe essere necessario transitare attraverso un proxy, ecc. Ricordiamoci poi di testarne il funzionamento prima della demo.

4. Investire in un laptop decente. Molto spesso, di fronte ad una clessidra troppo insistente, si sentono giustificazioni del tipo "sapete, con tutto quello che deve fare questo piccolo portatile ...". Se vuoi simulare un server, investi in una macchina che almeno prova ad agire come tale.

5. Non ignorare i bachi. I bachi sono parte delle demo, si parla spesso di "effetto demo", specialmente quando il cliente richiede una personalizzazione o comunque una variante alla demo standard. Se i partecipanti sono attenti come si vorrebbe che fossero, noteranno il più piccolo problema, così è bene non ignorarli. L'approccio più corretto è riconoscere i bachi, fermarsi a spiegarli e provare a fissarli durante la prima pausa. Nota per i compratori: pianificare sempre una pausa a metà demo in modo da poter fare il punto e lasciare al fornitore la possibilità di riorganizzarsi.

6. Testare il demo il giorno stesso. Si sa, è "l'effetto demo", se qualcosa può andare storto andrà storto: un conflitto con VMWare o un servizio che non vuole salire. Quindi ìl povero dimostratore si giustifica goffamente: "ma funzionava la scorsa notte nella mia camera di albergo!". L'unica cosa che si può fare per prevenire queste situazioni è verificare tutto prima della demo (ricordatevi di arrivare presto).

7. Non discutere al proprio interno. E' importante, per il fornitore, definire i ruoli in anticipo e la suddivisione del lavoro. Se questo non è stato preparato emergerà durante la demo. Paradossalmente gruppi numerosi di tecnici possono risultare più efficaci, in quanto più organizzati, di un team ridotto di due persone, il commerciale ed il tecnico di prevendita.

8. Fare attenzione a quello che il cliente chiede veramente. I fornitori tendono a profondere energie provando ad immaginarsi "quello che veramente il cliente vuole". Se il cliente ha scritto delle linee guida, use cases o altro materiale si può supporre che ci abbia fatto una buona riflessione. I fornitori tendono ad aggirare certe richieste complesse, puntando in fase di demo su quelli che potremmo definire "effetti speciali". Questi possono colpire il cliente durante la demo, lasciando credere al fornitore di aver messo a segno un gran colpo, successivamente però a mente fredda, qualcuno si ricorda che certi argomenti non sono stati mostrati loro. Cresce quindi il sospetto ed in quel momento il fornitore non è li presente per tranquillizzarli, il risultato è spesso nefasto per il fornitore.

9. Attenzione agli interventi da remoto. Spesso il team del fornitore può avere la necessità di affidarsi ad uno specialista che interviene per telefono o video conferenza. Nessun problema, ma in assenza di indicazioni visive e feedback questa persona ha la necessità di rimanere focalizzato, sintetico ed efficace. Fare attenzione se questo non avviene e se l'attenzione del cliente cala tragicamente. In questo caso il team leader del fornitore dovrebbe intervenire anche a costo di violare la regola 7.

10. Redigere una lista di domande non soddisfatte a cui rispondere entro un certo termine. Difficilmente un fornitore sarà in grado di fornire le risposte a tutte le domande del cliente in una seduta. E' importante che una persona tenga traccia di tutte le questioni aperte e, alla fine dell'incontro, dovrà essere indicata una data entro la quale verrà fornita una risposta.

Vediamo ora alcune regole che un cliente dovrebbe seguire affinché la demo abbia la sua massima efficacia:

1. Presenza di tutti i decision makers. Assicurarsi che tutti i decision makers, ovvero le persone che hanno voce in capitolo nella scelta, siano presenti. non c'è niente di peggio per un fornitore, dopo aver raggiunto a proprie spese la sede del cliente, che sentirsi dire "sfortunatamente Tizio o Caio (personaggi fondamentali) è occupato e non può essere presente oggi".

2. Se la decisione è già presa non perdete e non fate perdere tempo. Se sapete che vi state accingendo ad acquistare, non coinvolgete altri fornitori per divertimento o per simulare una situazione competitiva, semplicemente perché la procedura interna di acquisto dice che dovrebbe essere così. Non è giusto né etico.

3. Rifocalizzate il fornitore se necessario. Se il fornitore sta partendo per la tangente durante la presentazione, interrompetelo e riaffermate le vostre aree di interesse. Essi non possono leggere nella vostra mente.

In breve, da entrambe le parti dovrebbe esserci un rispetto reciproco, Come acquirente dovreste essere alla ricerca di un partner con cui lavorare. Mutuo rispetto, e francamente un po di buon senso da entrambe le parti, possono migliorare il rapporto.