lunedì 28 gennaio 2008

BI e Change Management

Ho trovato questo articolo nel blog "DataFlux Community of Experts". Si tratta di un articolo che trovo interessante, con parecchi spunti di riflessione in merito alla problematica dell'introduzione in azienda di tools di Business Intelligence e sulla loro accettazione da parte degli utenti. Riporto di seguito una traduzione "casalinga" chiedendo scusa in anticipo per la cattiva qualità della traduzione.

Ho osservato aziende investire una grande quantità di tempo e denaro in business intelligence. Esse hanno assunto team di esperti di BI, identificato alcuni "business problem" chiave che possono essere affrontati con un'integrazione di dati e con il rilascio di nuovi report. Tutto perfetto.
Ma la filiale / negozio / magazzino / sede periferica non utilizza le nuove possibilità. Aziende come queste solitamente hanno una cultura "sales-driven". L'indicatore: i dirigenti di sede detestano imporre nuove politiche o standard ai loro staff sul campo.

Succede più o meno questo, l'IT lancia un programma BI e convoca un meeting con una selezione trasversale di business manager, alcuni dagli uffici periferici. Ogniuno concorda che rilasciare informazioni aziendali è un aspetto critico per il business e quindi importante. Tutti annuiscono quando si sottolinea la regole dell'"80/20" - le persone trascorrono l'80% del loro tempo lavorativo raccogliendo ed incrociando informazioni ed il 20% analizzandole ed utilizzandole. Tutti sono d'accordo nel partecipare, tanto i membri del team di BI, quanto gli esperti ricoosciuti della materia.
Dopo pochi mesi il nuovo tool BI è pronto per il rilascio. Nessuno si propone per il training. Gli incontri vengono pianificati, poi ri-pianificati. La questione scala al management che invia un'email cordiale che suona come:
BI Manager: "Ragazzi, abbiamo detto che avreste dovuto indicare tre utenti per provare i nuovi report finanziari"
Dirigente periferico: "Si, ma i miei ragazzi mi stanno dicendo che hanno modificato il loro foglio elettronico e che quindi i report non forniscono ciò di cui hanno bisogno".
BI Manager: "Ma abbiamo fatto delle interviste e realizzato ciò che loro hanno detto di volere!"
Dirigente periferico: "Ho assunto un nuovo manager nella mia filiale e lei dice che si trova bene con gli strumenti che ha."
BI Manager: "Ma noi abbiamo avuto un team di persone che hanno lavorato su questo per quattro mesi!"
Dirigente periferico: "Mi dispiace."
BI Manager: "Andrò fino in fondo su questo"
Dirigente periferico: "Fai pure. Ho già i numeri che mi servono."
BI Manager: ....

Il team BI è indignato e spaesato, comincia a muoversi da solo, inizia un nuovo progetto estrapolando i requisiti con il coinvolgimento di pochi utenti.
Prima o poi però qualcuno chiederà perchè è stato investito così tanto per ottenere un risultato che stanno usando così in pochi. A nessuno è venuto in mente che i benefici della BI devono essere spiegati, e ri-spiegati.

Non doveva andare così. Il manager BI più saggio, ed il suo team, non si deve aspettare che il cambiamento venga spinto da qualcun altro, che la promozione passi sopra la sua testa. egli deve essere conscio che deve farsi carico di ciò. E' necessario devono mettere in conto nelle varie fasi di progetto l'inserimento di un po di "pepe", a cominciare dagli incontri di raccolta requisiti ai vari avanzamenti, rimarcando i benefici della BI e stime sui sui ritorni attesi. Si tratta di un aspetto più culturale che tecnologico. Ma quando si introduce la BI, come nella maggioranza delle iniziative strategiche, la gestione del cambiamento (change management) è un imperativo. Essere un agente che promuove il cambiamento nella BI è un ruolo delicato: formativo, richiede personalità, focalizzazione sulla gerarchia ed una buona dose di vis polemica.

Credo che situazioni come queste siano più frequenti di quanto si pensi, in effetti è fondamentale che le speranze e gli entusiasmi sollevati in fase di raccolta dei requisiti non si smorzino con il tempo. E' forse proprio il tempo la chiave di lettura: non è pensabile al giorno d'oggi fare come si
faceva una volta quando, dopo una fase di analisi gli sviluppatori si ritiravano nelle loro stanze per uscirne mesi dopo con il lavoro finito. Questo non è più possibile, soprattutto nella BI, per diversi motivi:
  • il business cambia rapidamente ed è necessario verificare continuamente con gli utenti se quanto si sta realizzando è ancora coerente con le necessità;
  • gli utenti tipici della BI sono utenti di "fascia alta" con i quali non sempre è possibile percorrere la strada dell'imposizione, è necessario il convincimento, che richiede molta pazienza ed assiduità;
  • sono da preferire piccoli rilasci ad uno unico di grosse dimensioni in quanto ciò consente di essere più veloci nella consegna del report più urgente con conseguente soddisfazione coinvolgimento dell'utente, inoltre ciò consente di presidiare meglio l'utente intercettando eventuali cambiamenti di scenario ed evitando che si organizzi per conto suo; la formazione è diluita nel tempo consentendo una maggiore assimilazione delle nuove tecniche;
  • l'introduzione o la sostituzione di uno strumento di BI comporta inevitabilmente uno stress per l'utente che dovrà utilizzarlo, anche se più produttivo, richiede da parte dell'utente uno sforzo di adattamento ed atto di fiducia, un'introduzione per gradi ed un affiancamento può solo facilitare questo passaggio.
Questi ragionamenti sono validi sia se siamo dei consulenti esterni, sia se il nostro ruolo è nell'IT interno all'azienda.

venerdì 4 gennaio 2008

Cognos estende la sua offerta mobile

PMI.it segnala che Cognos ha annunciato di aver esteso la disponibilità della sua piattaforma di Business Intelligence per dispositivi mobili, come del resto già fatto da altri player del settore. (Leggi il resto del'articolo)

Buon 2008!

Buon anno a tutti.
Con questo inizio anno faccio la promessa che aggiornerò con maggiore frequenza il blog. Spero che non sia come tutti i buoni propositi di inizio anno ....